Bagaimana media internal itu harus dibentuk? Komunikasi selalu butuh media. Media internal perlu sebagai wahana untuk menjelaskan, memberitakan, sekaligus merekatkan kekompakan dalam sebuah institusi.
Surabayastory.com – Penerbitan internal adalah medium komunikasi efektif untuk menjalin komunikasi timbal balik yang sehat secara internal. Media ini seringkali kurang bermanfaat karena dikelola sambil lalu, isinya tidak dibutuhkan, dan tampilannya kurang menarik. Banyak pula lembaga yang mencabut penerbitannya, hanya karena alasan biaya.
Media internal yang berhasil haruslah yang bermanfaat. Mampu menjalin komunikasi, menciptakan suasana kerja yang kondusif, dan pada akhirnya mendorong dihasilkannya tindakan dan perilaku produktif. Media internal baru bisa berhasil apabila dikelola secara profesional; diterbitkan tepat waktu dan ajek; dicetak dengan mutu cetak dan perwajahan yang menarik, dibaca oleh seluruh jajaran internal; dan menghasilkan tindakan produktif.
Sebelum memulai menerbitkannya, perlu diingat hal-hal berikut:
- Missi : Missi penerbitan sering identik dengan missi organisasi. Missi mencerminkan tujuan-tujuan mulia, atau sasaran ideal yang akan dicapai bersama. Jangan gunakan definisi missi yang terlalu luas dan umum, seperti ‘’membangun manusia seutuhnya’’. Sebaiknya cari jargon yang spesifik dan fokus, karena kuncinya, missi harus mampu membimbing moral kita dan dapat diterapkan (applied) pada kehidupan nyata.
- Khalayak Pembaca : Siapakah khalayak pembaca penerbitan internal Anda? Lakukan observasi dengan memanfaatkan data personalia/SDM untuk mengetahui demografi dan psikografi seluruh jajaran, termasuk para pimpinannya. Data demo-psikografi ini berguna untuk menetapkan rubrikasi dan isi media Anda, agar serasi dengan kebutuhan informasi internal. Jangan lupa, khalayak pembaca Anda adalah juga konsumen bacaan umum (atau berbagai-bagai sumber informasi) yang lain, tentu dengan kualitas baik.
- Format : Carilah format yang punya ciri khas, eksklusif, tidak sama dengan penerbitan umum, dan mudah dibawa (handy). Sedapat mungkin hindarkan tabrakan bentuk dengan penerbitan umum lain yang sudah eksis. Manfaatkan pula ukuran kertas yang tersedia di pasar umum, sehingga tidak banyak sisa kertas terbuang yang berarti pemborosan biaya cetak secara tak perlu.
- Cetakan : Upayakan mutu cetakan yang tidak terlalu buruk. Ingat, mereka adalah konsumen penerbitan umum yang berkualitas. Jangan asal pilih percetakan yang menawarkan harga murah meriah. Pilihlah yang cukup baik. Sesuaikan format dan cetakan ini dengan ukuran kertas yang lazim tersedia di pasaran. Pilih jenis kertas yang sesuai HVS, cd, artpaper, mattepaper, bookpaper, dll. Tentukan berapa jumlah halamannya, berapa halaman berwarna dan hitam-putih, dan bagaimana jadwal penerbitannya.
- Isi-Rubrikasi : Tentukan arah isi penerbitan dengan menyusun rubrikasi yang relevan. Sesuaikan dengan kebutuhan 1-4 di atas, terutama dengan ‘profil khalayak pembaca’ yang Anda lakukan paling awal (no: 1). Di dalam penerbitan boleh diisikan rubrik sbb: ‘’laporan utama, feature, berita langsung, artikel petunjuk (guidance), kontak pembaca, maupun rubrik khas lainnya seperti ruang jodoh, teka-teki, kesehatan, keluarga, kerohanian, kiat manajemen, dsb. Jangan terlalu banyak menetapkan rubrikasi, karena akan memerlukan lebih banyak halaman dan tenaga untuk mengurusnya.
- SDM : Penerbitan yang sederhana sebaiknya menggunakan SDM unit kecil. Banyak orang malah tidak jalan apabila seluruh jabatan dalam redaksi diisi. Cukup 3-4 orang, asal dikonsentrasikan benar, pasti bisa. Jika di dalam internal perusahaan tidak tersedia tenaga pengelola cukup, tugas ini bisa dibebankan (sebagian saja) kepada pengelola yang dikontrak (out-sourcing). Tenaga internal bisa bekerjasama dan magang kerja kepada tenaga kontrak.
Secara umum fungsi-fungsi pengelola redaksi yang diperlukan:
- Pemimpin Umum : Pejabat yang memimpin manajemen & redaksi
- Pemimpin Redaksi : Penanggung jawab isi penerbitan dan pengelola manajemen redaksi
- Redaktur Pelaksana : Pemimpin pelaksana operasional sehari-hari bidang redaksi.
- Redaktur/Editor : Penanggung jawab bidang dan halaman
- Reporter : Peliput, petugas lapangan, penggali data dan berita
- Bank Data : Petugas yang mengolah data-informasi dan mendokumentasi berbagai peristiwa relevan. Bertugas mendukung pekerjaan redaksi
- Pra-Cetak : Petugas yang mengatur dan mempercantik tiap-tiap halaman (lay-out), baik berita, foto, iklan, dan seluruh tampilan visual.
- Cashflow : Sedapat mungkin susunlah rencana arus kas agar bisa dihitung dengan cermat segala kebutuhan dan pemasukan dana penerbitan. Melalui cashflow bisa diketahui sehat tidaknya penerbitan, dan yang penting berapa lama bisa hidup? Upayakan ada usaha-usaha cerdas lainnya yang menopang penerbitan.
Selamat mempersiapkan diri dan segeralah terbit. –tks
