Informasi adalah sebuah ‘produk’ yang menarik. Sumber informasi adalah pusat yang menghasilkan produk tersebut. Bagaimana membuatnya menarik?
.
.
Surabayastory.com – Humas, sebuah kata yang 1-2 dekade lalu mungkin hanya menjadi bagian kecil dari sebuah perusahaan. Sekrup kecil dari sebuah mesin besar. Zaman berganti hingga humas kemudian berganti dengan banyak nama: public relation, divisi komunikasi, komunikasi korporat, dll.
Humas (Public Relations) bersejajar bersama marketing, keuangan, sumber daya manusia, produksi, dan bidang-bidang lain dan terkemas dalam New Wave Marketing. Semua lembaga bisnis, baik pemerintah maupun swasta, baik berorientasi keuntungan maupun sosial, tak bisa mengelak lagi dari tuntutan integrasi ini.
Dari divisi ini lahir informasi yang merupakan pusat kegiatan komprehensif yang terjalin erat dengan seluruh elemen organisasi, terutama pemasaran dan keuangan. Elemen terkait lainnya adalah produksi, sumber daya manusia, hukum perusahaan, distribusi-pemasok, dsb.
Informasi berfungsi sebagai penyerap aspirasi stake holder, pemasok informasi internal dan eksternal, pemantau krisis, pemandu-sosialisasi pemulihan. Pada saat terjadi krisis, upaya pemulihan memerlukan sebuah Manajemen Informasi yang tangguh dan efisien.
Sejauh ini, kebutuhan informasi di berbagai institusi masih jauh dari memadai. Layanan informasi harus dibebaskan dari kekuasaan dan hegemoni tertentu, harus membumi dan nyambung dengan pihak yang seharusnya dilayani. Struktur birokrasi yang sangat vertikal (bukan horizontal) menghambat kecepatan antisipasi (agility) distribusi informasi, dan bisa.
Manajemen informasi dirancang sbb:
- Terintegrasi: Mampu mengintegrasikan informasi berbagai bidang kegiatan. Umumnya informasi tercerai berai di berbagai Bagian, Departemen, Unit, Cabang dll secara ala kadarnya dan kurang terurus. Tiap-tiap data saling berbeda dan bahkan berlawanan, sehingga pimpinan sulit memperoleh data yang sahih tentang berbagai hal penting. Badan Pusat Statistik pun masih bekerja dengan irama birokrasinya sendiri yang tidak sambung dengan kebutuhan masyarakat.
.
- Aktual: Informasi selalu diperbarui secara terus-menerus, dengan data-data baru dari sumber yang sahih. Sumber data harus dapat disediakan, atau digali melalui survei-observasi. Kecepatan up-date data sangat mempengaruhi ketersediaan, dan karenanya mempengaruhi kecepatan menyajikan serta proses pengambilan keputusan.
.
- Akurat: Selain aktual, data harus akurat. Banyak hambatan mencapai akurasi data, karena harus dicek dan diuji oleh para ahlinya. Luas diketahui bahwa data informasi kita seringkali jauh dari akurat. Asal comot, dan jarang dicek kembali setelah berlalu begitu lama.
.
- Dinamis: Selalu berkembang dan mampu mengikuti perubahan di luar institusi yang menggunakannya. Lembaga-lembaga Pemerintah dikenal menyimpan banyak data (melalui Badan PDE= Pusat Data Elektronik) yang belum terintegrasi dengan baik dan terkesan asal dicemplungkan begitu saja ke dalam bank-datanya. Banyak data basi juga masih disajikan, sehingga berpotensi menyesatkan. Data dinamis seharusnya dibuat setiap minggu, untuk mengcover masalah prioritas yang penting.
.
- Buatlah ‘Bicara’: Data-data seharusnya tidak dibiarkan statis dan beku, melainkan harus diolah, dikelola, dianalisis, dan disajikan secara sederhana dan mudah dipahami, sehingga komprehensif dan ‘mampu berbicara’. Beberapa komparasi terkadang sangat dibutuhkan pengguna, karena umumnya data itu tersaji secara parsial dan ‘stay alone’
.
- Customized: Sanggup memenuhi kebutuhan dan kepentingan informasi yang beragam, dan mampu menepatkan diri dengan permintaan khas pemakainya. Tidak semua informasi dapat digunakan dan berlaku umum. Tiap ceruk kepentingan yang berbeda, perlu mendapat pelayanan informasi secara spesifik dan khas menurut karakter budaya masing-masing.
.
- Bebas Waktu : Siap sepanjang waktu. Tidak mengikuti jam kerja kantor, berikut hari-hari libur dan cutinya. Kebutuhan pengguna informasi semakin tidak terikat dan diatur waktu, baik oleh irama kerja maupun adanya beda-pembagian waktu.
.
- Murah-Mudah Diakses: Informasi harus tersedia dengan sistem teknologi informasi yang murah dan sangat mudah diakses. Sistem yang digunakan harus akrab dengan pemakainya (user friendly), harus kompatibel dengan berbagai-bagai corak teknologi dan situasi teknologi setempat.
.
